Una nuova rubrica dedicata all'aggiornamento professionale normativo e tecnico, che vede coinvolti professionisti della regione e non, Aziende e colleghi del mondo delle Risorse Umane con l'obiettivo di condividere idee ed innovazioni soprattutto nella gestione amministrativa del personale: uno dei settori nei quali l'elevata informatizzazione è diventata ormai un'esigenza indiscutibile e rende nelle nostre aziende tale ufficio, quale maggiormente informatizzato ed esposto ad un continuo adeguamento.
Abbiamo incontrato oggi Luca Piscaglia, Consulente del Lavoro che analizzerà uno degli aspetti che da poche settimane hanno rivoluzionato la metodologia di innovazione nella comunicazione, ovvero la certificazione medica on-line.
"La data del 14 Settembre 2011 verrà ricordata da tanti come una data veramente importante e spartiacque nell’amministrazione del personale.
La Pubblica Amministrazione attraverso l’INPS ha introdotto nella sua operatività un flusso di documentazione digitale a 360°: tutte le parti interessate dal processo sono obbligate a confrontarsi con documenti digitali.
Quando parlo di parti interessate parlo di medici, lavoratori, aziende, professionisti e INPS.
Per la prima volta nella storia dei rapporti fra Pubblica Amministrazione e mondo del lavoro la carta può veramente essere omessa.
Nel corso degli ultimi anni tutti noi siamo stati sempre abituati a produrre o ricevere documenti informatici che pur tuttavia , in una loro particolare fase di lavorazione, in un modo o nell’altro , avevano sempre un passaggio in formato cartaceo. Da file il documento diventava carta e magari poi ancora file!
Spesso la carta si fermava in azienda o presso gli studi professionali dei consulenti del lavoro e sempre meno presso gli uffici della PA.
Oggi questa nuova metodologia offre la possibilità a tutte le parti di creare archivi documentali veramente digitali che traggono i loro dati da origini digitali e tali rimangono nel percorso di consultazione e archiviazione.
Mentre troviamo la PA ormai preparata a gestire la documentazione, il flusso e l’archiviazione della documentazione digitale, come troviamo il mondo aziendale, professionale e i lavoratori? Sono essi pronti a gestire questa nuova sfida lanciata dall’INPS?
E’ questo il grande dubbio che accompagna il processo di digitalizzazione della documentazione che l’INPS ha voluto lanciare con questa operazione.
Anche perché in questi giorni l’INPS ha comunicato che tanti altri documenti potranno essere trasmessi solo ed esclusivamente per via telematica: Assegni familiari, richiesta di visita fiscale del lavoratore in malattia, domande di CIG ecc.
Ma sicuramente l’invio telematico dei certificati medici è quello di impatto più evidente perché coinvolge veramente tutti.
Vediamo ogni singolo soggetto interessato partendo proprio dall’ultimo anello della catena, i dipendenti.
Sono pronti i dipendenti a gestire questi documenti in formato digitale? Quanti lavoratori dipendenti hanno accesso ad internet?
Da questa scelta così decisa da parte della PA si può pensare che il numero dei dipendenti informatizzati sia veramente elevato. Su questo versante la PA ha dato modo di evidenziare una propensione molto più evoluta all’utilizzo dell’informatica nei rapporti con il proprio personale dipendente rispetto al mondo del lavoro privato vuoi anche per la spinta innovatrice introdotta dall’ultimo governo.
Fatto sta che oggi la PA sta insegnando a tutto il mondo imprenditoriale una possibile e innovativa propensione ai rapporti informatici fra datore di lavoro e lavoratore.
Infatti nella PA (intendo proprio al suo interno) la distribuzione dei cedolini e di una parte della documentazione legata al rapporto di lavoro è ormai ordinariamente distribuita con accesso ad Internet ( cedolini paga, CUD ecc..).
Nel settore Pubblico ormai l’assoluta maggioranza dei lavoratori ha provveduto ad avere un proprio accesso alla rete . Per loro, il passaggio al dialogo attraverso internet per altri servizi imposti dall’INPS ( come nel caso dei certificati medici e dell’ANF) sarà sicuramente molto meno difficile e traumatico, rispetto al settore privato.
Nel privato sono purtroppo poche le aziende che distribuiscono la documentazione legata al rapporto di lavoro attraverso sistemi di distribuzione protetta sul web, mentre nel mondo dei professionisti il fatto che solo pochi, antesignani ed evoluti studi lo facciano, sta purtroppo a dimostrare che ancora si è molto lontani da una informatizzazione generalizzata..
I lavoratori privati sono quindi ancora molto impreparati a gestire questo loro accesso alla rete.
Questa difficoltà del privato non basterà a far rientrare quella che è una scelta strategica importantissima e che sarà una pietra miliare nel mondo del lavoro. Dal 14 Settembre è stato quindi sancito un grande assunto: tutti i lavoratori dovranno avere un accesso alla rete per gestire i documenti legati al rapporto di lavoro!
Ma questo non dovrebbe costituire un problema, in quanto i dati che nascono dalla sperimentazione che abbiamo fatto in questi anni ci dicono che una percentuale molto alta di lavoratori è già dotata di un accesso internet, e la quota sta crescendo vertiginosamente, tanto da poter affermare che nei casi di concreta applicazione si è arrivati a quasi il 90% di utilizzo! Dati veramente interessanti !
Sicuramente l’inizio vedrà in difficoltà la generazione dei cinquantenni per la loro poco sviluppata propensione all’utilizzo della via informatica ma questo darà luogo ad una nuova complicità fra generazioni: le nuove generazioni aiuteranno le vecchie generazioni (!) invertendo un flusso di conoscenze che era sempre stata contrassegnata da dinamiche di segno opposto.
Il mondo aziendale è pronto?Genericamente direi di no.
L’affermazione deriva dal fatto che il numero più grande di aziende interessate al fenomeno sono lmicro e piccole aziende che NON hanno nella loro organizzazione una integrazione così evoluta di percorsi di archiviazione e gestione digitale evoluta. In generale l’informatica è molto legata, quando presente, ai programmi gestionali tipici dell’azienda ( contabilità e produzione) e non in tutte queste realtà l’accesso ad Internet rappresenta una necessità operativa. Inoltre veramente in pochi casi vi è la convinzione che la dematerializzaizone dei documenti sia un processo di razionalizzazione e risparmio. Sicuramente la paura del nuovo e la mancata voglia di percorrere il cambiamento di abitudini ormai consolidate, rappresentano lo scoglio più grande all’innovazione.
Nel caso dei certificati medici ON LINE quindi si avrà una miscela esplosiva di rifiuto dell’innovazione da parte delle piccole realtà aziendali che coinvolgerà sia la poca familiarità all’utilizzo di internet che la mancata percezione di utilità dell’archiviazione documentale informatica.
In questi casi sicuramente si cadrà per l’ennesima volta nella solita trasformazione del documento su supporto cartaceo prima di gestirne il suo utilizzo.
Il passaggio sulla carta comporterà per le aziende un aggravio del processo di gestione del certificato notevole in quanto rispetto alla situazione precedente le aziende dovranno anche andare a reperire su internet ( numero di protocollo, PIN e PEC) il certificato per poi usarlo nella gestione del rapporto aziendale.
Si rischierà addirittura lo smarrimento del certificato nei casi in cui il suo reperimento sia legato esclusivamente al numero di protocollo rilasciato al lavoratore dal medico di base.
Diverso e foriero di vere ottimizzazioni e razionalizzazioni di processi sarà il caso delle aziende che potranno gestire questo flusso di documenti attraverso un sistema di acquisizione e archiviazione documentale automatizzata, perchè, grazie ai formati .xml e .txt messi a disposizione dall’INPS, potranno veramente trarne grossi benefici in termini di consultazione e archiviazione.
In questo periodo stanno nascendo diversi sistemi all’uopo studiati che permettono la piena gestione informatica. Addirittura i più evoluti poggiano la loro struttura di DB evoluti su Internet dalle grosse performance (sia in termini di consultazione che in termini di sicurezza).
Insomma il futuro anche per le aziende in questo senso è partito.
Il mondo Professionale è pronto?
Se le aziende non danno oggi segno di poter gestire questa grande sfida il mondo professionale è sicuramente ancora più lontano.
Le strutture informatiche degli studi professionali in tanti casi sono obsolete.
Ancora oggi negli studi non c’è una cultura di evoluzione nella gestione informatica dello studio.
Lo studio professionale ha innovato solo l’indispensabile e, spesso senza essere lungimirante, senza quella capacità di guardare in avanti.
Sono veramente pochi gli studi di consulenza che si sono dotati di un’organizzazione di gestione documentale digitale. I più evoluti archiviano manualmente documenti in .pdf !!!
La carta negli studi di consulenza è veramente tantissima. I documenti fiscalmente rilevanti impegnano le stampanti degli studi in maniera veramente imponente: LUL, CUD, Modelli 770, Ricevute F24 ecc…
Se consideriamo il periodo di conservazione obbligatoria le scaffalature non bastano più, il tempo per archiviare è tantissimo e il tempo speso per la consultazione è eccessivo .
L’avvento del LUL, e la normativa conseguente, ha veramente fornito agli studi la possibilità per un grande salto di qualità .
La conservazione sostitutiva oggi costa veramente poco ed è di gran lunga molto più funzionale dell’archiviazione su carta. I dati che derivano da studi fatti evidenziano grossi risparmi a favore della digitalizzazione dei documenti.
Purtroppo solo poche mosche bianche, che rappresentano gli studi d’eccellenza nel territorio, hanno colto l’opportunità.
L’avvento dei certificati medici ON LINE negli studi di Consulenza del Lavoro produrrà nei prossimi mesi un aggravio di operatività veramente notevole, per gli studi che ancora non hanno abbracciato l’archiviazione informatica dei documenti, aggravio che si tradurrà in un aumento esponenziale dei costi.
Spero che questo spinga il mondo professionale a dotarsi di strumenti di gestione informatica dei documenti in maniera diffusa e in questo la scelta radicale dell’INPS la vedo come un grande aiuto.
La grande opportunità è paradossalmente proprio questa impreparazione per tutto il mondo del lavoro.
Il certificato medico rappresenta l’entry level nella gestione documentale informatica dei dati, un modo per cominciare a pensare ad uno studio diverso che si ponga come obiettivo quello di limitare al massimo l’impatto della carta e della sua gestione.
Le procedure che sono appena state presentate nel panorama dei sistemi informatici (facendo ricerche su internet con certificati medici on line se ne trovano già diverse) offrono soluzioni interessanti e tutte sembrano offrire grandi opportunità di risparmio di gestione della documentazione.
Sembra proprio che nel mondo del lavoro sia la Pubblica Amministrazione a trainare le aziende e i professionisti.
La necessità di razionalizzare i costi ha portato la PA ad essere il faro ma se le aziende e i professionisti vorranno essere in linea con le esigenze del mercato dovranno farlo in fretta anche loro per non venire inghiottiti dalla loro inefficienza che proprio la PA sta evidenziando.
Sono convinto che nei prossimi mesi questa sfida verrà raccolta e i benefici saranno evidenti per tutti.
Per i momento non posso che ringraziare l’INPS per questo grande salto in avanti che ha fatto nella gestione documentale e che si porterà con se i medici, le aziende, i lavoratori e i Consulenti del Lavoro".
Luca Piscaglia - Consulente del Lavoro
03/10/2011
