Una figura professionale nata negli Stati Uniti e molto diffusa nelle medio grandi aziende (circa il 27% delle aziende americane utilizza il travel manager) ora in crescita anche in Europa: non sempre e non tutti si possono permettere un ufficio a se stante (solo il 14% circa) ma l'obiettivo che ne giustifica la presenza è principalmente uno, ovvero il contenimento dei costi.
Nelle PMI vediamo spesso incorporata la funzione dell'organizzazione dei viaggi nelle Segreterie di Direzione, negli Uffici Acquisti, nell'Amministrazione o Gestione del Personale ma il Travel Manager è una figura professionale complessa e completa, le cui principali funzioni sono rappresentate schematicamente da quanto segue:
In fase di organizzazione:
- Predisposizione della modulistica che faciliti la richiesta di viaggio interna,
ovvero completamento dei sistemi di Travel Management per ottimizzare le
procedure di viaggio
- Convenzioni con Hotel e catene internazionali
- Convenzioni con aziende di Autonoleggio
- Creazione e controllo delle direttive di viaggio interne dell'azienda, le così dette
"Travel Policy"
In fase di prenotazione:
- Acquisto strategico di servizi di viaggio e la scelta tra i migliori mezzi di
trasporto (aereo, ferrovia, vetture a noleggio)
- Gestone del parco veicoli qualora presente in azienda
- Organizzazione dell'accoglienza in loco e dei brevi trasporti da e per
- Assistenza durante il viaggio qualora si presentassero casi di emergenza,
problematiche di salute o difficoltà al rientro a causa di ritardi o cancellazione
voli
In fase di rendicontazione:
- Predisposizione della Reportistica da utilizzare in fase di consuntivazione del
viaggio
- Contatto con gli interessati per recepire il livello di soddisfazione e gradimento
dei servizi utilizzati durante il viaggio
Skill:
Una figura trasversale per la quale molte delle funzioni espletate sono da identificarsi quali in stretta collaborazione con le altre funzioni aziendali, quali l'ufficio amm.ne del personale, la contabilità ed il marketing: si evidenzia quindi una particolare necessità alla predisposizione del lavoro di gruppo, al sapersi interfacciare con le varie funzioni aziendali.
I Travel Manager devono conoscere anche il contesto Turistico delle principali località interessate ed oggetto di trasferta dei Dirigenti o Collaboratori aziendali.
Compentenze legate alla conoscenza della normative in vigore e sulle procedure interne aziendali, grande predisposizione a competenze legate al controllo costi, contrattazione con il fine di produrre un notevole risparmio (talvolta sino al 25%).
Assolutamente da non escludere un'ottima conoscenza della lingua inglese e di una seconda lingua soprattutto in funzione della direzione strategica d'azienda rivolta verso differenti mercati internazionali ed una base di studi che prediliga la direzione turistica ed economica.
Il Travel manager è dunque una figura versatile, con un buon bagaglio di esperienza ed un'ottima conoscenza dei meccanismi interni all'azienda e soprattutto un'eccellente capacità di negoziare e di problem solving.
JOB di Mondo HR Marche
by Silvia Cingolani
